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秘书信息工作的意义、任务和原则

    作者:    [ 2014-05-12 18:46:57 ]

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政府工作的性质决定了决策活动是其工作的重点,信息工作就是围绕决策活动开展的,其意义在于减少现实环境中决策者的信息不对称和有限理性,其任务在于尽可能提供高质量信息以有效地辅助决策。根据相关信息理论,我们还可以概括出政府信息工作应当秉持的原则:
(l)坚持以决策者的需求为导向。信息工作为决策者服务,既是由其本身的定位所决定的,也符合信息传播理论。该理论指出:信息宿对信息源发出的信息具有一定的选择性,这种选择性,同信息宿对输入信息的了解程度、接受理解能力有关。如果信息宿对信息源信息了解很少,则它从信息源获得的息也少;只有当输入信息与接受者现有认知结构具有一定相符性时,信息宿才会对输入信息产生兴趣并加以接受。因此,信息源有必要根据反馈情况重新设计或修改传播内容,使之更适合信息宿的需要。信息选择规律的存在,要求和促使信息工作机构在实践中不断提高和完善自身捕捉和处理信息的能力,充分重视并满足用户一决策者的需求,尽可能地实现信息的相关价值。正如温家宝指出:“衡量信息质量的标准,首先要看信息本身的价值,同时还要看是否针对不同服务对象提供
了他所需要的信息。”‘6
(2)为决策者提供真正的“有效”信息。信息不对称理论和有限理性理论指出,决策者所需要的“有效”信息,应当是能够客观反映决策对象和外部环境,弥补决策者盲点、改善信息不对称环境的信息。因此,对信息工作而言,第一,要分析决策者获取信息的优势和劣势,有针对性地提供信息服务,弥补其信息盲点。第二,信息机构不仅要收集、提供信息,而且应当尽量提供高层次、高质量的信息。这就要求信息部门在掌握大量初始信息的基础上,分析事物的背景、原因和内在规律,提出解决问题的意见和建议,将初始信息转化为正确的决策信息。第三,要力求在决策之前,围绕决策目标,及时快速反映大量与之相关的动态性、苗头性、倾向性问题,努力捕捉事物变化的先兆;特别是在处理突发事件中,只有快速反馈相关信息,才能确保决策者在第一时间内作出正确决策,尽可能减少损失。第四,要克服信息传输过程中的障碍,确保信息得到真实、准确、完整地
反映。
(3)对信息泛滥予以控制。在当前社会,信息膨胀和泛滥现象已引起人们的高度重视。信息量,特别是可能引起人们错误判断的信息垃圾过多,会影响有价值信息的正常流动和利用,使得决策层在方案抉择中难以取舍、无所适从。这里必须说明的是,来自社会公众的信息,在对决策产生积极意义的同时,也不可避免地因其强烈的个人倾向性和夸张成分,容易使决策者难辨真伪,导致盲目决策。有限理性学说正确地指出:人们对信息的理解和解释受到他们自己的知识、经验、利益、价值观的影响,即使是相同的信息,也会产生不同的理解;信息量的增加往往只能增加决策的模糊性,而不会实现决策的最优解。据此,信息工作必须本着适用的原则,对垃圾信息的泛滥进行控制,根据“去粗取精、去伪存真”的原则,做好信息的取舍工作,将无助于决策的信息排除在决策体系之外。
(4)坚持经济原则。信息无处不在,但信息又是世界最稀缺的资源之一”。种稀缺性,决定了信息是一种需要投资的资源。对于行政机关而言,必须建立一种日常的机制,能多渠道、多途径地广泛收集各种真实信息,使得信息的获得无须占用太高的决策成本。同时,要积极投资于最稀缺的信息,利用有限的资源来开发更多的信息;还要尽可能地合理用好信息的存量资源,而非一味高成本地开发新的信息资源。

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